BioMar ha molti modi per assicurare l’approvvigionamento sano e responsabile delle materie prime. Uno di questi metodi consiste nelle ispezioni dei fornitori su base regolare e fondate su una profonda valutazione delle necessità e dei rischi connessi a ciascuna materia prima e a ciascun fornitore.
Il team di BioMar ottiene impressioni dirette su come la farina di pesce appena prodotta viene confezionata.
I mangimi BioMar sono costituiti da materie prime sane e acquistate in maniera responsabile. BioMar si approvvigiona delle materie prime da fornitori specifici, approvati e ispezionati secondo le procedure di valutazione del rischio di BioMar – che includono la tracciabilità, la sostenibilità, la sicurezza alimentare, i sistemi di qualità e le strategie etiche ed ambientali.
Il team SAAT
Il team SAAT di BioMar, acronimo che significa Supplier, Approval, Audit, Traceability (Fornitore, Approvazione, Ispezione, Tracciabilità) è una solida squadra di approvvigionamento locale e globale, con responsabili e assistenti che curano acquisti e qualità. Il team fonda le sue attività sulle specifiche presenti nella Strategia di Approvvigionamento di BioMar e nel Codice di Condotta.
“In BioMar operiamo nell’ambito di tre categorie di materie prime, ciascuna delle quali con un proprio gruppo di esperti: materie prime marine, materie prime non-marine e additivi. Inoltre, i fornitori sono suddivisi a seconda che abbiano rilevanza globale o locale. Poichè non accettiamo compromessi sulla qualità e sulla sicurezza alimentare, i nostri fornitori e le materie prime impiegate nei mangimi BioMar devono attraversare numerosi passaggi” – come ci spiega Berthel Vestergaard, il direttore dell’approvvigionamento presso la fabbrica BioMar in Danimarca.
Specifiche di prodotto dettagliate
“Per ogni singola materia prima che intendiamo impiegare nei mangimi BioMar, i direttori di categoria sono responsabili per la creazione delle specifiche delle materie prime, con il necessario supporto delle funzioni pertinenti. Queste specifiche si applicano sia a livello globale che locale. I parametri di queste specifiche comprendono sia gli aspetti economici che quelli relativi alla qualità e alla sicurezza alimentare. Aggiorniamo queste specifiche ogni volta che si rende necessario per assicurare di soddisfare la nuova legislazione o la nuova conoscenza riguardo punti critici, ecc...”
Codice di condotta BioMar
“Anche per le ditte intenzionate a fornirci le materie prime stabiliamo alti livelli di standard. Una parte del nostro ruolo, in qualità di società multinazionale che si approvvigiona di materie prime sul mercato globale, consiste nell’assicurare che i nostri fornitori, e noi stessi, rispondiamo agli standard delineati nel Codice di Condotta di BioMar. Tutti i fornitori sono tenuti a firmare ed accettare il Codice di Condotta BioMar.”
Valutazione del rischio
“Inoltre, BioMar applica la valutazione del rischio su ogni singola fonte di materie prime e su tutti i fornitori. La procedura SAAT per la valutazione del rischio include domande e risposte a scelta multipla riguardo, per esempio, il Paese di origine, il grado di lavorazione, la valutazione del rischio sulla sicurezza alimentare su una materia prima o le precedenti esperienze con il fornitore. Complessivamente, la valutazione darà un punteggio di valutazione sul rischio a cui potremmo andare incontro.
Una volta l’anno, BioMar invia un questionario di valutazione a tutti i propri fornitori. Si tratta di una lista completa di domande. Attraverso le relative risposte, otteniamo un aggiornamento sugli sviluppi delle certificazioni, sul rispetto di leggi e regolamenti in vigore e su altri punti rilevanti. Le risposte danno un punteggio che consideriamo nella nostra valutazione dei fornitori.
In questo modo, la valutazione del rischio ricade nella responsabilità di un manager per l’approvvigionamento globale o locale. In collaborazione con il dipartimento qualità e per conto di BioMar Group, portiamo avanti la valutazione del rischio e le ispezioni su varie materie prime e su differenti fornitori” – afferma Berthel.
Ispezioni condotte presso i fornitori
Le squadre di BioMar responsabili delle ispezioni presso i fornitori comprendono circa 30 ispettori e un numero ancora più vasto di aiutanti. Berthel, che recentemente è stato in Finlandia per condurre un’ispezione presso un fornitore di farine di pesce, ci spiega:
“Ispezioniamo ogni nuovo fornitore di materie prime. E, una volta l’anno, valutiamo quale dei fornitori già esistenti debba essere riesaminato. Su base annuale conduco tre o quattro ispezioni.
Se il punteggio di rischio di uno dei fornitori presenti nella mia rubrica va oltre un certo livello, la squadra di ispettori valuta se c’è la necessità di condurre un’ispezione. Un controllo può aiutare a fornire una valutazione più precisa del rischio che possiamo affrontare collaborando con un fornitore specifico o utilizzando una data materia prima di un certo fornitore.
Quando organizziamo un’ispezione presso un fornitore, mettiamo a punto uno specifico piano di controllo. I temi da affrontare durante l’ispezione possono variare a seconda del questionario annuale. Io prendo spunti dall’organizzazione SAAT di BioMar su punti importanti per l’ispezione per garantire di ricevere risposte su ogni dubbio che i miei colleghi possono avere.”
Il fornitore riceve il piano di controllo ed il suo staff può essere pronto per l’ispezione prevista.
Berthel Vestergaard informa che per l’ispezione, lui ed i suoi colleghi si recano sul luogo del fornitore – preferibilmente presso la produzione. Si prevede che un’ispezione possa durare da tre a sei ore per dare spazio ad un dialogo costruttivo e ad una visita allo stabilimento o al deposito.
Durante la visita ispettiva, alcune delle risposte al questionario annuale possono avere bisogno di un’ulteriore chiarimento. Nella riunione può capitare di portare in discussione una revisione delle specifiche di BioMar sulle materie prime.
Attenzione alla sicurezza alimentare
“Il piano di controllo può riguardare le procedure da stabilire per assicurare che siano soddisfatte le richieste di BioMar riguardo la sicurezza alimentare. Condurre un’ispezione su una materia prima lavorata, molto probabilmente, implicherà di porre domande dettagliate sul flusso delle procedure nell’unità di produzione. Inoltre, durante il dialogo e nel tour dello stabilimento presteremo particolare attenzione alle possibili criticità, come ad esempio il rischio di contaminazione crociata.”
Alto livello di sostenibilità e tracciabilità
“BioMar ha una particolare attenzione sul garantire un alto livello di sostenibilità e tracciabilità.” – ci informa Berthel Vestergaard. – “A questo riguardo, il fornitore deve fornire prove convincenti che il prodotto offerto a BioMar sia in linea con le nostre aspettative.”
La tracciabilità completa è fondamentale per la sicurezza alimentare. Le procedure e le registrazioni di BioMar contribuiscono alla completa tracciabilità, sia a monte che a valle del processo produttivo.
“Nel caso di un fornitore di farine di pesce, per esempio, significa che possiamo testare la tracciabilità della farina di pesce dal luogo del mare dove il pesce è stato catturato allo stabilimento di produzione della farina, alla successiva consegna di ogni lotto di farina di pesce alla fabbrica di BioMar. Rintracciare a ritroso significa che da uno specifico lotto di farina di pesce ricevuto da BioMar, è possibile risalire allo stabilimento in cui la farina è stata prodotta e al luogo di cattura del pesce selvatico.
Un’ispezione fornisce l’occasione per garantire che un fornitore è ben preparato per essere in linea, ad esempio, con le modifiche nei regolamenti riguardo la sicurezza alimentare che potrebbero presto essere approvati. – dice Berthel Vestergaard.”
Tour dello stabilimento per le prime impressioni
Visitare lo stabilimento ed il deposito permette agli ispettori di avere un’impressione diretta sulla configurazione fisica del luogo, includendo in ciò il flusso produttivo e le condizioni di lavoro. – In confronto con il lavoro d’ufficio e la discussione in una sala riunioni, il tour dello stabilimento è più concreto e, perciò, può rivelare inaspettate criticità o punti di forza – dice Berthel Vestergaard.
Rapporto ispettivo ed azioni
A seguito del controllo, il team ispettivo redige un rapporto di visita, che riassume fatti ed impressioni: punti di forza, osservazioni e raccomandazioni riguardo le azioni correttive da intraprendere. Il rapporto enuncia anche le non-conformità con gli standard rilevanti, la legislazione, le richieste di BioMar Group, ecc. verso cui occorre agire.
Questo rapporto ispettivo viene comunicato al fornitore. In caso di non-conformità, il fornitore deve rispondere entro due settimane per confermare che le azioni correttive verranno intraprese.
Gli ispettori di BioMar si impegnano per avere un dialogo aperto con i fornitori. Durante una visita ispettiva, alcuni dettagli nel dossier telematico che BioMar intrattiene con il fornitore può necessitare di essere chiarito ulteriormente.
Un dialogo costruttivo
“Le ispezioni vengono effettuate con lo spirito di stabilire un dialogo costruttivo” – dice Berthel Vestergaard. – “Apprezzo particolarmente questo tipo di incontri. Specialmente quando vediamo che i nostri partner nella collaborazione danno il meglio di loro stessi per rispondere alle nostre domande e per spiegare ciò che intendono fare a fronte delle nostre richieste.
Insomma, facciamo di tutto per assicurare materie prime sane e acquistate responsabilmente. Le ispezioni sono uno dei nostri strumenti per fare ciò ed è questo che rende stimolante incontrare i nostri fornitori” – come riassume Berthel Vestergaard.
